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Perché dovresti usare Dropbox se scrivi

Ho deciso di dedicare un post a questo servizio perché dalle lamentele che sento in giro di persone che perdono documenti mi sembra che ancora non sia abbastanza conosciuto, sebbene esista ormai da anni. Io invece lo sto apprezzando sempre di più e sono convinta che sia un alleato prezioso per chi scrive.

In due parole, si tratta di un programmino per salvare in cloud tutti i nostri lavori, molto semplice da usare. Ci si registra sul www.dropbox.com con account (indirizzo e-mail) e password, poi si scarica il software e lo si installa sul computer. Viene creata una cartella chiamata "dropbox" dove terremo tutti i documenti a cui lavoriamo, oppure in alternativa possiamo scegliere una cartella tra quelle che già abbiamo creato.

Quali sono i vantaggi per chi scrive?

Avere un backup sempre aggiornato dei testi che scriviamo

Anche se abbiamo la buona abitudine di conservare i nostri lavori in una chiavetta usb o in un altro supporto, può capitare di dimenticarsi di aggiornare la copia, o non fare in tempo perché il computer si impalla o il programma di scrittura si chiude all'improvviso. Il vantaggio di installare Dropbox sul computer è che si occupa lui di fare una copia in automatico e conservarla su un server, basta avere il collegamento Internet. Non dovete più preoccuparvi del backup né che il computer vi pianti in asso all'improvviso e vi faccia perdere qualcosa che avete creato (sicuramente con gran fatica). Se dovesse capitare, basterà entrare con il vostro account sul sito e riscaricare tutti i file.

Copia di vecchie versioni

Vi sarà capitato di modificare un testo e poi ripensarci. O magari volete semplicemente controllare com'era prima dei cambiamenti, o recuperare una frase che avete cancellato per sbaglio. Invece di tenere mille documenti vecchi conservati sul computer, è sufficiente andare sul sito di Dropbox e collegarvi con il vostro account. Cliccando su un file con il tasto destro del mouse vi apparirà il menu che vedete qui a lato: basta selezione "versioni precedenti" per ritrovare tutte le vecchie versioni dei vostri documenti, perché Dropbox le ha conservate per noi.

Uso del file da qualsiasi computer

Forse non capiterà spesso, ma può succedere che non siete a casa e non avete a disposizione il vostro amato computer, però volete lavorare lo stesso a un progetto di scrittura. Anche in questo caso basta un collegamento internet, andate sullo spazio Dropbox riservato al vostro account e fate tutte le modifiche che volete. Una volta a casa, lo ritroverete aggiornato in automatico. Molto comodo per chi scribacchia un po' ovunque.

Condivisione rapida con i lettori-cavia

Un documento si può inviare via mail ma è ancora più veloce e pratico farlo quando si ha una cartella condivisa con qualcuno. Questo tipo di cartelle vengono aggiornate in modo speculare sul vostro computer e su quello della persona amica, quindi potete non solo passare file ma anche farvi modifiche, il tutto in tempo reale.

Condivisione su web

Dopo essere impazzita per condividere  con altri servizi il mio pdf nell'area download, ho deciso di usare Dropbox, mettendo il file nella cartella apposita (si chiama Public) e l'ho trovata una soluzione molto comoda. Inizialmente lo avevo caricato su Google Drive, che però dava problemi vari a seconda del sistema operativo e del browser di chi voleva scaricare il file.

Altri vantaggi

  • Si tratta di un programma gratuito nella versione base di 2 giga, uno spazio che per documenti di testo è tantissimo. Inoltre, è sempre possibile aumentare lo spazio invitando amici o con altri metodi.
  • Rispetto ad altri sistemi che ho provato, questo è molto più rapido. I file si caricano e sincronizzano velocemente.
  • Anche se non si ha sempre a disposizione un collegamento alla rete, i documenti possono essere usati lo stesso e alla prima connessione si aggiorna in automatico anche la copia su server.

Se volete approfondire l'argomento, vi invito anche a leggere questo articolo: Principi del cloud: l'esempio di Dropbox.

Usate già questo servizio o uno simile? Siete d'accordo con me che è utilissimo per chi scrive?

Commenti

  1. Ho istallato dropbox dopo che me l'hai consigliato tu, ed è molto simile a Google drive, che già utilizzato, con il vantaggio aggiuntivo di consentire il salvataggio automatico dei file. Su drive devi caricarli manualmente, e io spesso mi scordo :)

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    1. Mi fa piacere che ti sia stato utile :)
      GD è anche molto più lento a caricare. D'altra parte a che serve se poi devi ricordarti cmq di fare la copia?

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    2. Sì, esatto! Però ora devo capire un paio di cose, perché ieri mi sono collegata a dropbox, ma i file più aggiornati non erano comunque gli ultimi che, tecnicamente, avrebbero dovuto essere salvati automaticamente. :)

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    3. Allora, se li hai usati su un altro computer, come immagino, devi accertarti che quando lo spegni ci sia la spunta verde accanto al file: significa che il documento è stato caricato anche sul server e sarà aggiornato anche sugli altri dispositivi.

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  2. Anch'io lo uso da parecchio. Giusta la tua opinione sull'utilità del backup, anche se c'è da dire che pure dropbox può cadere (è già successo), o venire derubato dei file (è capitato a delle soubrette statunitensi, se non ricordo male; avevano messo foto osé sulla cartella di dropbox e questa è stata violata). Tuttavia, il motivo per cui lo uso, è quello di poter condividere informazioni o bozze tra più dispositivi, o utenti, senza doversi mandare mail. Con Mozzi, ad esempio, usiamo proprio dropbox. Pare sia anche più semplice e versatile da usare rispetto a iCloud.

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    1. Sul discorso della sicurezza, secondo me c'è poco da dire. A chi potrebbero mai interessare i nostri testi? Certo è ovvio che va usato con un po' di criterio, mica si possono salvare lì le password per esempio... E anche le foto osé, meglio che le tieni altrove :)

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    2. Credo che le mie foto osé possano pure venire esposte al vento senza alcun rischio... al massimo provocano un po' di ribrezzo ai coraggiosi. :P

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  3. Buffo: ho dato proprio stamattina lo stesso consiglio a Lisa :)

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    1. Bene, speriamo che ti ascolti, allora :)

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  4. L'ho usato una volta sola per condividere una raccolta di racconti con i miei lettori (non hi mai capito se è stato usato...) e poi me ne sono del tutto scordata. Sarà che non ho mai perso un documento informatico...

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    1. In effetti la cosa che andrebbe migliorata secondo me è proprio relativa alla condivisione pubblica. Io per esempio non ho idea di quanti siano stati i download perché non c'è un contatore.
      Comunque una copia di backup è sempre meglio tenerla, credimi.

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  5. Io uso icloud: è lo stesso? Salvatore dice che dropbox è più semplice e versatile. In che senso? (Per capire le differenze!)

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    1. Non saprei dirti, vediamo se ti risponde Salvatore... Io avevo un mac fino a poco tempo fa e usavo dropbox anche lì.

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  6. Io non scrivo ma ho iniziato a usarlo anni fa per i lavori di gruppo in università in cui ogni componente doveva modificare a proprio piacimento i file... Da allora tengo tutto quello che mi serve lì, mentre le cose vecchie le archivio sull'hard disk esterno.

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    1. Quando si lavora in gruppo se ne vedono i vantaggi, indubbiamente. Anche io l'ho conosciuto così, poi ho apprezzato anche altri aspetti.

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  7. Che bello, questo post mi invita a nozze perchè di mestiere faccio il programmatore.
    Il cloud-computing molti pensano che sia il futuro...in realtà è la prima cosa che è nata quando sono nati i computer. Ovvero i file erano tutti sul server e gli utenti si collegavano con i terminali per condividerli. Poi sono arrivati i personal computer ed ogni utente aveva il suo disco. E poi ? Poi è arrivato internet e si è tornati a condividere tutto (o quasi).
    Dropbox non è un semplice repository per archiviare file ma ha un database che li gestisce. QUindi come dici tu c'è sempre la possibilità di avere un back-up e di averli condivisi da qualunque dispositivo (anche un cellulare). Credo dunque sia un mezzo fondamentale sia per chi scrive ma anche per chi comunque ha necessità di archiviare e salvare dati. DropBox ha altre varianti di altri produttori: OneDrive di Microsoft, AlFresco (si chiama proprio così ma in Italia non è ancora molto diffuso)
    In definitiva credo sia la soluzione migliore, io lo uso da tempo ed ho acquistato anche spazio (2 gb sono pochi per me).

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    1. Mi fa piacere sentire il tuo parere di esperto e che lo giudichi la soluzione migliore :)
      Per togliermi il dubbio avevo provato Google drive e un altro che non mi ricordo, ma quando ho cominciato a caricare i file mi sono resa subito conto che non c'era paragone. Poi magari è anche una questione di abitudini.

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    2. Sì secondo me DropBox è migliore di Google Drive ed è anche più facile da usare. Io utilizzo anche OneDrive di Microsoft ma solo perchè ho il cellulare Nokia e sopra c'è già installato tutto di Microsoft. Comunque DropBox è il più diffuso ed il più affidabile (almeno secondo me)

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  8. Non lo uso, mai usato, anzi. Però mi era venuto in mente questo: se perdo il portatile, se mi si rompe e si bruciano i file, come faccio? In realtà, avendo un server virtuale, ogni tanto invio un file zippato con qualche backup, ma ovviamente Dropbox non è solo pura archiviazione.

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    1. Il vantaggio di questo servizio infatti è proprio che non devi ricordarti di mandare nulla. Poi a me è capitato diverse volte che mi si rompesse il pc (maledetti sbalzi di corrente) e quindi preferisco giocare d'anticipo. Sicuramente te lo consiglio :)

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  9. Per #Salvatore
    E' più facile che ti entrino nel tuo computer quando sei in rete che violare gli account di DropBox o OneDrive. La sicurezza è gestita molto bene nel cloud. Poi se chi sa farlo ci prova allora entrano dappertutto ma gli hacker di solito dei testi e dei documenti non se ne fregano niente. Cercano i dati aziendali (carte di credito in particolare) piuttosto che altro.

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    1. Infatti, è quello che ho pensato anche io. Che gliene frega dei miei testi? :)

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  10. Ammetto di non averlo mai usato se non per lavoro. D'abitudine mi invio ogni documento terminato per mail. Forse dovrei evolvermi, tuttavia le abitudini radicate sono difficili da cambiare.

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    1. Anche io mi sono sempre inviata le mail con le copie, ma così non ce n'è più bisogno. E' vero che uno prende delle abitudini, ma risparmiare tempo è sempre un bene, no?

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  11. BOH, usiamo dropbox per le foto, quelle scattate dallo smartphone di mio marito ho inivate sullo stesso dal circolo fotografico, finiscono subito in dropobox. Però non le foto serie con la Canon.
    Per la scrittura salvo su memoria esterna, chiavetta, certo è un'operazione che va aggiornata, altrimenti rischio di avere sulla chiavetta un file diverso da quello su pc, ma si ovvia scrivendo sempre su quello in chiavetta. A volte ho un po' l'impressione che di demanda a mezzi informatici vari tutto il processo creativo. bacio Sandra

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    1. Scrivi direttamente sulla chiavetta? Uhm... onestamente non credo ti convenga, sia perché apertura e salvataggio sono più lenti, sia perché le chiavette sono molto fragili. Se già ce l'hai istallato dropbox, perché non usarlo? Il processo creativo in questi casi non c'entra nulla! :)

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  12. Strumento ottimo di cui non farei a meno. E lo dico dall'alto di chi è riuscita a cancellare 16 (lo ripeto, 16!) capitoli di un libro e a recuperarne solo 10, perché salvavo o su chiavetta o inviandomi per mail i capitoli, ma non ero puntuale nel farlo ç_ç

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    1. Mamma mia, che brutta esperienza! Sì, infatti ci si può scordare di fare il backup.
      Io trovo molto utile anche ritrovare le vecchie versioni, perché qualche volta mi viene in mente di recuperare parti del testo cancellate o controllare i cambiamenti.

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  13. Interessante come opzione.
    Io in genere scrivo su un pc non connesso al web, però potrei trasferire i dati in questione tramite il portatile. Sono abbastanza maniacale nel fare copie sulle chiavette USB, però una precauzione in più non guasta mai ;-)

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    1. Certo, le precauzioni sono sempre utili :)
      Purtroppo la connessione è indispensabile per la sincronizzazione dei file sul server, però se hai un portatile connesso sei a posto.

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  14. Dropbox lo uso solamente per lavoro, specie quando devo condividere pagine da Indesign (e quindi molto pesanti) o grandi quantitativi di disegni o foto in alta risoluzione. Non tutti però lo usano. Per salvare tutto quanto, sia lavoro che romanzi o cose mie, ho una memoria esterna che mi porto appresso.

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    1. Se lo hai già installato sul computer dove scrivi, non ti conviene usarlo anche per i tuoi file? Perlomeno come copia di sicurezza...

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    2. Giusto, ma non riesco mai a capire chi accede sulla Dropbox. Infatti la uso solo con due persone: un grafico amico mio, che mi ha fatto la copertina de La Colomba, e alcuni anni fa con un illustratore. Sbaglierò, ma ho la sensazione che tutti riescano a entrare e curiosare con facilità...

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    3. Se hanno i dati d'accesso ci riescono, e mi pare il caso delle persone con cui lavori. L'ideale è infatti creare una "cartella condivisa" dove mettere i file per i colleghi: loro entrano solo lì.
      A questo punto sarebbe meglio creare un nuovo account tutto tuo :)

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  15. Non so perché nutro un'avversione istintiva per il cloud. Lo so, è insensato, ma non riesco a farmelo piacere...

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    1. Ciao Alfa,
      la diffidenza è comprensibile, perché una volta affidato al cloud un file non è più soltanto sul tuo pc. Personalmente però credo che i benefici siano superiori ai rischi.
      P.S. Uno di questi giorni ti scrivo, non mi sono scordata del tuo pdf :)

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  16. Mi hai fatto ricordare che avevo lasciato a mezzo la creazione dell'account Dropbox, per cui l'ho completata e ora ho la mia cartella. Come si imposta il salvataggio automatico? Forse è meglio se mi guardo un tutorial...

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    1. Il salvataggio è già automatico. Devi solo mettere nella cartella che creata i file che vuoi mantenere sempre aggiornati. Quando ti compare la spunta verde su ognuno vuol dire che sono stati salvati anche sul server.

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  17. Non sapevo quasi nulla di questo programma, sembra facile da usare e utile per condividere, oltre che salvare documenti... buono a sapersi! Grazie!

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    1. Bene, avrai una cosa in più nel tuo angoletto di scrittura super-preciso :)

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  18. è quello che mi dicevi?
    Uso Dropbox, ma sopratutto Google drive. Essenziali tutte e due, anche se essendo googledipendente il secondo sta rubando spaazio al primo

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    1. Sì, è questo. Io preferisco il primo soprattutto per una questione di velocità e perché conserva tutte le versioni, però capisco che avere tutto integrato sia più comodo.

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  19. Dropbox è un ottimo servizio, nella comparazione su PCProfessionale era dato come il migliore nella crittografia dei vostri file mentre sono in trasferimento, momento in cui sono "esposti" all'intercettazione nella grande rete...sempre ammesso che ci sia qualcuno interessato alle nostre turbe scribacchine ;P
    Io non lo utilizzo, ma semplicemente perchè le mie politiche di backup sono diverse. Non ho bisogno di accedere agli scritti dall'esterno: se sono in giro scrivo su carta, poi ripongo nel grande master e poi quando arrivo alla fase pc lo riporto su word ed yWriter5. Questo mi forza già a 3 gradi di revisione, che non è male.
    Ogni volta che modifico i file sul portatile, effettuo il backup sul mio nas di casa (un disco sempre in rete, diciamo). Quando accendo il fisso, dal nas lo salvo anche lì. Il fisso viene poi backuppato su disco esterno usb (usato solo per i backup, quindi al minimo). Un ups protegge il tutto dalle sovratensioni (mamma Enel non mi frega più, già dato).
    Di tutto questo, vedi bene che non uso chiavette esterne usb. La morte nera. Sono completamente inaffidabili. E più sono carine, ciccettine, piccoline, con i personaggini, gli strass, i led multicolor, più inaffidabili diventano. Sembrano funzionare, un bel giorno il vostro file non si apre più, è corrotto. A me è capitato con una di quelle professionali (ma copia di copia di copia).
    NON fidatevi. Dò pochi consigli, questo è valido. ;)

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    1. Sei organizzatissima, complimenti. Le sovratensioni hanno fatto tantissimi danni a casa mia, pc e non, infatti il problema dei backup me lo sono posto proprio per questo motivo.
      Concordo in pieno sulle chiavette, sono delicate e smettono di funzionare dal un momento all'altro.

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